Une bonne gestion d’entreprise implique de gérer en même temps et en permanence plusieurs tâches. Parmi ces dernières, la gestion des finances est parmi les plus importantes dans la gestion d’une entreprise. Il s’agit de collecter et de surveiller les données liées aux revenus et aux dettes, mais aussi à toutes les dépenses. Ainsi, comprendre ces charges fixes et variables est essentiel si vous voulez minimiser les dépenses de votre entreprise. C’est la meilleure façon de maintenir un flux de trésorerie sain et d’augmenter vos bénéfices. Pour comprendre ce sujet, nous vous offrons quelques conseils afin de vous aider à maîtriser vos dépenses.
1. Déterminez vos dépenses fixes et variables
Tout d’abord, vous devez déterminer les charges fixes de votre entreprise. Pour cela, renseignez-vous auprès de votre comptable. Il peut vous donner une liste complète des transactions financières de votre entreprise sur une période donnée. Sur cette liste, inscrivez ensuite « fixe » ou « variable » à côté de chaque fournisseur.
Cette étape est indispensable pour déterminer l’état financier de votre entreprise. Il vous permet de connaître votre structure de coûts et de différencier les dépenses fixes des dépenses variables. Cela simplifie également la négociation, la planification et les prévisions. À noter que le coût variable concerne les coûts qui sont liés directement aux recettes. Les dépenses fixes, quant à elles, sont les coûts qui ne sont pas liés à la vente de vos produits ou services.
2. Utilisez un logiciel de comptabilité pour la gestion de votre budget
En pratique, tous les entrepreneurs disposent d’une bonne stratégie de management d’entreprise pour gérer leurs budgets d’entreprise. Cependant, la plupart ne l’ont pas intégré dans leur logiciel de comptabilité. Toutefois, c’est un moyen pratique et sécuritaire. De plus, au fur et à mesure que vous faites des transactions, votre logiciel pourra saisir vos coûts actuels en vue de les comparer à votre budget dans un rapport budget/réel. Avec ce rapport, vous aurez une bonne base pour faire une d’analyse des écarts. Ainsi, vous pourrez adapter votre stratégie de gestion selon vos dépenses.
3. Adoptez une bonne stratégie de gestion des coûts
Grâce au rapport budget/réel qui est mentionné dessus, vous pouvez évaluer les postes à traiter en priorité afin de réduire vos coûts. Pour cela, la meilleure façon est de se concentrer en priorité sur les écarts les plus importants. En effet, ce sont ces comptes qui impactent le plus sur le rendement de l’entreprise. Par ailleurs, vous pourrez également baser votre stratégie sur les coûts réels qui présentent le plus grand écart en pourcentage par rapport aux coûts budgétés.
4. Réduisez les coûts variables
Bien que les coûts variables sont liés directement à la production, vous n’êtes pas obligé de les augmenter même si votre entreprise se développe. Par exemple, si la production augmente de 10 %, il ne faut pas forcément que les coûts variables augmentent exactement du même montant. En effet, vous pouvez utiliser ces astuces pour maîtriser les coûts, sans sacrifier la qualité :
- Recherchez des remises sur le volume ;
- Passez régulièrement en revue les contrats des fournisseurs et programmez des rappels pour ceux qui vont expirer ;
- Centralisez les achats : il est conseillé de confier à une seule personne tous les achats ;
- Adoptez des stratégies de trésorerie claires et précises pour optimiser la gestion des dépenses.
5. Mettez tout en œuvre pour réduire les dépenses fixes
En général, les dépenses fixes sont comme leur nom l’indique des coûts « statiques ». Ainsi, il est plus difficile de gérer certaines dépenses fixes. Cependant, il est toujours possible d’optimiser la gestion. Concernant les personnels, vous pourrez envisager de réduire l’effectif lorsque c’est possible. Lors de l’embauche de personnel, vous devez aussi tenir compte des taxes et des avantages sociaux.
Pour épargner plus d’argent, vous pouvez aussi envisager la sous-location de l’espace inutilisé dans vos locaux. Si besoin, vous pouvez même délocaliser votre entreprise dans un emplacement plus abordable. Choisir de sous-traiter vos services pour réduire les charges est aussi envisageable. En effet, investir dans l‘externalisation est souvent plus avantageux, car il permet d’obtenir des services d’experts à un tarif moins élevé que celui d’un employé interne.